Revisa el flujo histórico de tus documentos

Portal Empresas es una herramienta digital que permite a sus usuarios administrar eficientemente los flujos de documentos, desde su creación y almacenamiento hasta la firma electrónica y la distribución a terceros. A continuación, te explicaremos en detalle cómo gestionar tu bandeja de documentos.

Los usuarios pueden buscar y recuperar documentos de manera eficiente a través de filtros, palabras clave o metadatos, lo que agiliza la gestión de documentos. Además esta sección te permite descargar los documentos seleccionados tanto en formato PDF o en Excel.

Visualiza el estado en que se encuentra el flujo y los detalles de quiénes participan en él, quién lo solicita y quienes están pendientes de firma.

Cada estado está representado por un color que indica el proceso en el que se encuentra el documento.

• Verde: Finalizado
• Rojo: Rechazado
• Amarillo: Pendiente de firma
• Morado: Cancelado

Por último, encontrarás la sección «Opciones» donde tendrás diferentes alternativas para ejecutar, entre ellas: volver a notificar, visualizar, descargar, cancelar y/o borrar. Te explicamos en qué consiste cada una:

• Volver a Notificar:  A través del correo electrónico que se registró al inicio del flujo, envía al firmante un recordatorio del documento que debe firmar. Tendrás disponible esta opción solo si tú eres el iniciador del flujo de firmas.

• Visualizar: Despliega del PDF para lectura y revisión.

• Descargar: Descarga el documento en formato PDF en el dispositivo que estés utilizando.

• Cancelar: Solo podrás cancelar aquellos flujos que están pendientes de firma.

• Borrar: Elimina los flujos que están firmados o cancelados. Antes de realizar esta acción tendrás que confirmar si estás seguro de borrarlo. Una vez eliminado, no podrás recuperar el documento.

¿Cómo Firmar desde Mis Documentos?

Cuando un documento está listo para ser firmado, el portal facilita a los usuarios la firma electrónica, utilizando los diferentes servicios de firma que ecert pone a disposición.

Actualmente dispones de dos maneras para firmar tus documentos; una opción es seleccionar desde «Mis Documentos» uno o más archivos y luego ingresar la clave de certificado de firma previamente establecida para tu usuario.

Otra alternativa para firmar es desde «Mis Documentos», en la columna  «opciones» seleccionas en visualizar y te permitirá firmar el documento ingresando tu clave de certificado.

Recuerda que debes confirmar la lectura del documento antes de firmar.