Enviar documentos por Flujos libres

Este manual interactivo se ha estructurado de manera lógica y paso a paso, con ejemplos prácticos y capturas de pantalla que le guiarán a lo largo del proceso, con el objetivo de aprovechar al máximo nuestro sistemas para gestionar documentos de manera más eficiente, mejorar la colaboración en su equipo y garantizar la seguridad y cumplimiento normativo.

En este segmento te contaremos cómo iniciar flujos de firmas de manera rápida y sencilla, podrás subir facilmente uno o más documentos en PDF y eligirás quienes son los firmantes asociados.

¿Cómo iniciar un flujo libre de firma?

En la sección «Carga tus documentos» tendrás dos maneras para crear flujos libres de firmas: mediante la carga de documentos en formato PDF, o utilizando una plantilla con campos variables (previamente cargada por nuestro equipo de consultoría).

Flujo libre: Documento formato PDF

• Carga tus documentos: Desde tu equipo, carga o arrastra el o los documentos en formato PDF que necesitas firmar. Una vez cargado tendrás la vista previa del archivo.

• Selecciona los Firmantes: Selecciona a los contactos previamente cargados en tu Portal Empresa con el botón «Agregar firmantes». En caso de no estar cargado, créalos de manera sencilla indicando RUN, nombre completo, correo electrónico y tipo de firma que le asignarás.

Una vez seleccionados él o los firmantes, podrás modificar el orden de sus firmas desplazando sus nombres con el mouse. En caso de querer modificar el tipo de firma o eliminar al firmante, deberás ingresar en los tres puntos y seleccionar la opción que requieras.

• Carga masiva: Si necesitas realizar un envío masivo, descarga el documento en formato CVS, completa los datos de los firmantes y cárgalo en la plataforma. Al activar el «Envío Masivo» el documento se enviará de forma personalizada a cada uno de los firmantes seleccionados.

• Estampar la firma dentro del documento:

Predeterminadamente, los firmantes estarán ubicados en la primera página en la esquina inferior derecha. Podrás elegir otra posición de firma navegando a través del documento utilizando los botones de la parte superior derecha, una vez ubicada la página, haz clic sobre el firmante correspondiente para traer el recuadro de estampa, ubícalo en la posición correcta.

• Antes de enviar: Puedes activar la opción de agregar un comentario, o enviar una copia del documento firmado a los destinatarios que tú elijas.

Para finalizar, selecciona «Iniciar Flujo».

Flujo libre: Selecciona una plantilla

• Carga tus documentos: A diferencia de la opción anterior, aquí podrás encontrar plantillas predeterminadas que facilitarán la confección de la documentación. Selecciona la plantilla y se desplegará una lista de plantillas previamente cargadas por nuestro consultor funcional. Una vez seleccionada la plantilla, completa los campos variables de cada proceso.

• Selecciona a los firmantes: Selecciona los usuarios previamente cargados en tu Portal Empresa con el botón «Agregar firmantes».             En caso de no estar cargado, créalos de manera sencilla indicando RUN, nombre completo, correo electrónico y tipo de firma.

Al tener la plantilla y firmantes seleccionados podrás cambiar el orden de las firmas y modificar el tipo de firma a simple/avanzada o eliminarla ingresando a los tres puntos.

• Carga masiva: Si necesitas realizar un envío masivo, descarga el documento en formato CVS, completa los datos de los firmantes y cárgalo en la plataforma. Al activar el «Envío Masivo», el documento se enviará de forma personalizada a cada uno de los firmantes seleccionados.

• Estampar la firma dentro del documento: Predeterminadamente, los firmantes estarán ubicados en la primera página en la esquina inferior derecha. Podrás elegir otra posición de firma navegando a través del documento utilizando los botones de la parte superior derecha, una vez ubicada la página, haz clic sobre el firmante correspondiente para traer el recuadro de estampa, ubícalo en la posición correcta.

• Antes de enviar: Puedes activar la opción de agregar un comentario y enviar una copia del documento firmado a los destinatarios que tú elijas.

Para finalizar, selecciona «Iniciar Flujo».