Enviar documentos por Flujos libres

Este manual interactivo se ha estructurado de manera lógica y paso a paso, con ejemplos prácticos y capturas de pantalla que le guiarán a lo largo del proceso, con el objetivo de aprovechar al máximo nuestros sistemas para gestionar documentos de manera más eficiente, mejorar la colaboración en su equipo y garantizar la seguridad y cumplimiento normativo.

En este segmento te contaremos cómo iniciar flujos de firmas de manera rápida y sencilla, podrás subir facilmente uno o más documentos en PDF donde los firmantes estarán previamente asociados.

¿Cómo iniciar un flujo predefinido de firma?

En la sección «Carga tus documentos» tendrás dos maneras para crear flujos de firmas: mediante cargas de documentos en formato PDF, o utilizando una plantilla con campos variables (previamente cargada por nuestro equipo de consultoría).

Flujo predefinido: Documento formato PDF

• Carga tus documentos: Desde tu equipo, carga o arrastra el o los documentos en formato PDF que necesitas firmar. Una vez cargado tendrás la vista previa del archivo.

• Selecciona flujo: Selecciona el flujo y se desplegará la lista de flujos de firma previamente cargados por nuestro consultor funcional. Escribe el flujo en el buscador o desliza la barra.

Al desplegar el listado, podrás ver en detalle cómo se compone cada flujo, su nombre, descripción y los pasos que contiene. Si no encuentras un flujo que te sea útil, puedes utilizar un flujo libre, o bien, revisar la creación de un nuevo flujo con tu ejecutivo comercial.

Si el flujo seleccionado tiene firmantes libres, tendrás que seleccionar al firmante y agregarlo al flujo.

• Estampar la firma dentro del documento: los firmantes estarán ubicados predeterminadamente en la primera página en la esquina inferior derecha. Podrás elegir otra posición de firma navegando a través del documento utilizando los botones de la parte superior derecha, una vez ubicada la página haz click sobre el firmante correspondiente para traer el recuadro de estampa, ubícalo en la posición correcta.

• Enviar Documentos: Al confirmar los pasos anteriores, envía el documento y se le notificará a los firmantes seleccionados de acuerdo al orden secuencial definido en el flujo.

Revisa aquí las configuraciones que puedes hacer para incluir las notificaciones que desees.

Flujo predefinido: Selecciona una plantilla

• Carga tus documentos: A diferencia del paso anterior, aquí podrás encontrar plantillas predeterminadas que facilitarán la confección de la documentación. Selecciona la plantilla y se desplegará una lista de plantillas previamente cargadas por nuestro consultor funcional.

Completa los datos variables de la plantilla seleccionada anteriormente. Estos datos están configurados previamente, si deseas modificarlos consulta con tu ejecutivo comercial.

• Selecciona los firmantes: selecciona la opción y se desplegará la lista de flujos de firma previamente cargados por nuestro consultor funcional. Busca el flujo de firmantes en el buscador o desliza la barra.

Al desplegar el listado, podrás ver en detalle cómo se compone cada flujo, su nombre, descripción y los pasos que contiene.

Si no encuentras un flujo que te sea útil, puedes utilizar un flujo libre, o bien, revisar la creación de un nuevo flujo con tu ejecutivo comercial.

Si el flujo seleccionado tiene firmantes libres, tendrás que seleccionar al firmante y agregarlo al flujo.

• Estampar la firma dentro del documento: Los firmantes estarán ubicados predeterminadamente en la primera página en la esquina inferior derecha. Podrás elegir otra posición de firma navegando a través del documento utilizando los botones de la parte superior derecha, una vez ubicada la página haz click sobre el firmante correspondiente para traer el recuadro de estampa, ubícalo en la posición correcta.

• Enviar Documentos: Al confirmar los pasos anteriores, envía el documento y se le notificará a los firmantes seleccionados de acuerdo al orden secuencial definido en el flujo.

Revisa aquí las configuraciones que puedes hacer para incluir las notificaciones que desees.